Empfangsassistenz (gn) mit Herz & Organisationstalent
Kurzbeschreibung
Du suchst eine abwechslungsreiche Aufgabe, bei der kein Tag wie der andere ist?
Dann bist Du bei uns genau richtig!
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung im Bereich Personal & Finanzen.
Der offizielle Titel lautet zwar Empfangsassistenz – doch in Wirklichkeit steckt viel mehr dahinter: Bei uns hast Du die Chance, Dich zur zentralen Ansprechperson und echten „guten Seele“ des gesamten vfa zu entwickeln. Ob Organisation unseres Sommerfests, ein offenes Ohr für Kolleg:innen, das wachsame Auge auf die Spülmaschine oder die Unterstützung in der Buchhaltung – Deine Aufgaben sind so vielfältig wie unser Team. Gemeinsam mit unserem kleinen, engagierten Verwaltungsteam sorgst Du dafür, dass bei uns alles rundläuft.
Wenn Du Freude daran hast, Verantwortung zu übernehmen, den Überblick zu behalten und Abwechslung liebst, dann wartet hier Dein Platz in einem Umfeld, das Dich wertschätzt und fördert.
Was zu tun ist
- Du übernimmst routiniert alle klassischen Empfangsaufgaben und sorgst dafür, dass Gäste sich bei uns willkommen fühlen.
- Das Begrüßen und Verabschieden unserer Besucher:innen erledigst Du mit einem freundlichen Lächeln und professionellem Auftreten.
- Mit Deinem Organisationstalent unterstützt Du im Office-Management: vom Bestellwesen über die Pflege unserer Datenbanken bis hin zur Unterstützung der Buchhaltung.
- Gemeinsam mit dem Team kümmerst Du Dich um die Organisation und Betreuung unserer regelmäßigen Gremiensitzungen – inklusive Einladungsmanagement und Catering-Organisation.
- Optional übernimmst Du die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Workshops und sorgst so für reibungslose Abläufe.
Wen wir suchen
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium – auch als motivierte:r Quereinsteiger:in bist Du willkommen.
- Idealerweise bringst Du mindestens zwei Jahre Erfahrung am Empfang oder im Office-Bereich mit, Kenntnisse in der Buchhaltung sind ein Plus.
- Du arbeitest serviceorientiert, packst gerne an und behältst auch bei Abwechslung den Überblick.
- Ein Interesse an Politik, insbesondere im Gesundheits- und Pharmabereich, bringst Du mit.
- Mit MS-Office (insb. Teams) gehst Du souverän um, drückst Dich klar und verbindlich aus – auf Deutsch wie auf Englisch.
- Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Teamgeist runden Dein Profil ab.
Was wir bieten
- Wir bieten eine herausfordernde und nach eigenen Vorstellungen gestaltbare Tätigkeit im Herzen Berlins mit idealer ÖPNV-Anbindung.
- Der vfa lebt eine werteorientierte und wertschätzende Arbeitskultur.
- Wir wertschätzen Vielfalt und Chancengleichheit.
- 30 Urlaubstage gehören genauso zum Standard wie Social-Days, das Jobticket, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und eine betriebliche Altersvorsorge.
- Wir fördern berufliche und persönliche Qualifizierung und Entwicklung durch interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Von Beginn an zahlen wir ein faires Gehalt und freuen uns über den vollen Einsatz im Team des vfa.
Hier gehts zum neuen Job
Wir freuen uns über Deine Bewerbung.
Ansprechpartnerin im vfa ist Christin Wihsgott (HR).
